AI Worker: simplificar o tratamento de despesas com Inteligência Artificial

O tratamento de despesas é um daqueles processos indispensáveis numa empresa, mas pode rapidamente tornar-se moroso quando depende de várias tarefas manuais: ler documentos, confirmar dados, organizar ficheiros, preparar mapas e encaminhar despesas para aprovação.

Quando o volume de documentos aumenta, aumenta também o tempo necessário para tratar de cada processo e a probabilidade de ocorrerem erros.

É aqui que a Inteligência Artificial pode assumir um papel prático.

Automatizar o processo, sem perder a validação humana

AI Worker – Tratamento de Despesas foi desenvolvido para simplificar este processo, reunindo diferentes etapas num único fluxo.

A solução começa por analisar os documentos de despesa, em PDF ou imagem, procurando o QR Code fiscal. Quando este não existe ou não é possível fazer a sua leitura, recorre a OCR para identificar e sugerir os dados necessários.

Mas automatizar não significa retirar o controlo às pessoas.

O operador pode visualizar o documento, confirmar a informação, corrigir os dados necessários e decidir quando o processo está pronto para avançar.

Do documento à aprovação

Depois da validação, o processo continua de forma estruturada: os documentos são organizados, é criado um resumo em Excel e é preparado o email para o colaborador responsável pelas despesas.

O colaborador pode então validar os valores apresentados. Se aprovar, a informação segue para a Tesouraria. Se rejeitar, o processo regressa ao operador para análise.

Desta forma, tarefas que anteriormente exigiam várias operações manuais passam a estar integradas num único fluxo.

Menos tempo em tarefas repetitivas

Um dos principais benefícios está na redução do tempo necessário para processar as despesas.

Dependendo do número e do tipo de documentos, o tratamento manual das despesas de um colaborador pode ocupar dezenas de minutos ou até várias horas. Com o AI Worker, esse processamento pode, em condições normais, ser concluído em menos de dois minutos.

O resultado é um processo mais rápido e organizado, com maior rastreabilidade dos dados e mantendo a intervenção humana nos momentos em que é necessária.

E se fosse possível automatizar outros processos?

O tratamento de despesas é apenas um exemplo de um processo que pode beneficiar da Inteligência Artificial.

Muitas empresas têm tarefas administrativas repetitivas que consomem tempo às suas equipas e que podem ser simplificadas através da automação. O desafio está em identificar onde a tecnologia pode realmente trazer ganhos, mantendo a intervenção humana nas decisões que exigem análise e validação.

Quer saber como funciona o AI Worker para tratamento de despesas?