Para quem fatura paletes e outras embalagens retornáveis, a devolução costuma ser um processo trabalhoso. É preciso saber o que o cliente ainda tem por devolver, a que fatura pertence cada palete e por que valor foi faturada. Depois ainda é preciso emitir a nota de crédito correta. Feito com folhas de cálculo, anotações ou consultas manuais, este trabalho gera erros, créditos incorretos e perdas que só se descobrem mais tarde.

A ServiMicro desenvolveu uma aplicação de gestão de embalagens retornáveis integrada com o Sage 50c Portugal. Permite controlar os pendentes de cada cliente e emitir a nota de crédito diretamente no Sage, mantendo sempre a ligação ao documento de origem.

O problema: pendentes difíceis de controlar

Quando uma empresa fatura paletes, cria uma responsabilidade que se prolonga no tempo. O cliente deve devolver as embalagens, e a empresa deve creditar o valor correspondente. Sem um controlo rigoroso, surgem situações como:

• devoluções registadas sem que se perceba a que fatura se referem;
• créditos emitidos com um valor diferente do que foi faturado;
• devoluções repetidas, ou superiores ao que o cliente tinha em dívida;
• atendimento lento ao balcão, porque a informação está dispersa.

A solução: um fluxo único, do pendente à NC

A aplicação reúne todo o processo num único fluxo, simples de seguir e fácil de usar no dia a dia.

1. Pendentes reais

Consulte os pendentes por cliente, artigo, fatura, data e preço original. A informação mostra o que realmente está por devolver, sem estimativas.

2. Um processo em quatro passos

1. Selecionar o cliente: pesquisa rápida por nome ou número.
2. Registar a devolução: quantidades inteiras, por referência.
3. Validar a seleção: o sistema aplica o critério FIFO automaticamente, ou a escolha pode ser feita manualmente.
4. Emitir a nota de crédito: o documento é criado diretamente no Sage.

3. FIFO automático, com ajuste manual

A aplicação sugere primeiro as linhas mais antigas, o que dá consistência e rigor ao processo. Quando o caso o exige, o utilizador pode ajustar a seleção manualmente.

4. Nota de crédito no Sage com o valor correto

A nota de crédito é criada com o valor correto e mantém a ligação à origem. Fatura, linha original, cliente, artigo, quantidade, preço e nota de crédito ficam todos relacionados.

Principais vantagens

Rastreabilidade completa. Cada devolução pode ser seguida até à fatura e à linha que lhe deu origem. Isto facilita a consulta, a conferência e qualquer auditoria futura.

Controlo sem duplicações. A aplicação valida o saldo pendente e impede devoluções superiores ao devido ou repetidas, o que evita créditos indevidos.

Extratos e visão global. É possível consultar os pendentes por cliente e os totais por tipo de palete, com opções de impressão e exportação.

Local e preparado para a rede. Os dados ficam sob o controlo da empresa, com acesso interno. A ligação ao Sage é feita através da API oficial.

Resultados no dia a dia

• Mais rapidez no balcão: a informação certa está disponível no momento do atendimento.
• Menos erros: a validação do saldo e a ligação à origem reduzem falhas e duplicações.
• Mais controlo financeiro: os créditos são emitidos com o valor correto e ficam totalmente rastreáveis.

Para quem é

A solução destina-se a empresas que faturam paletes e outras embalagens retornáveis e utilizam o Sage 50c Portugal, e que querem transformar a devolução de paletes num processo rápido, seguro e auditável.